Wizja zorganizowania ogromnej konferencji przyprawia Cię o ból głowy? Wynajęcie drogiego miejsca, rezerwacja lotów, koordynacja zakwaterowania i cateringu; nie wspominając już o bólu związanym ze zgromadzeniem w jednym mieście setek uczestników z całego świata. Cóż, nie musi tak być! Twoja wielka impreza może odbyć się całkowicie online!
"Nonsens! Chcemy zrobić coś naprawdę skomplikowanego, zbyt skomplikowanego, aby zaprezentować to w sieci. Platformy webinarne nie radzą sobie z tym. Poza tym - nie mamy czasu i środków na naukę nowego oprogramowania od podstaw."
Poczekaj sekundę:
Dzięki sali konferencyjnej możesz z łatwością przenieść się w cyfrowy świat, w którym odbywają się wielkie wydarzenia. Jest ona bliżej niż Ci się wydaje.
To jest w twojej przeglądarce!
Coraz więcej firm decyduje się na organizację swoich dużych wydarzeń online. Główny powód jest prosty: chcą zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze, które musiałyby przeznaczyć na podróże i zakwaterowanie, gdyby próbowały zorganizować tradycyjne spotkanie.
Jak to zrobić? Czy jest szansa, aby to osiągnąć przy zastosowaniu podejścia outside-the-box?
Z tego artykułu dowiesz się, jak nasi klienci poradzili sobie z tym wyzwaniem. Przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zaplanowali oni swoje wspaniałe webinaria i jak nasz zespół pomógł im osiągnąć ich cele.
Pomóc klientom w zorganizowaniu wielkiego webinaru? Wyzwanie przyjęte!
Trzech z naszych klientów planowało zorganizować ogromne imprezy dla międzynarodowej publiczności. Ich potrzeby znacznie wykraczały poza standardy:
- 1000-2000 uczestników zlokalizowanych w różnych częściach globu
- kilkudziesięciu prezenterów, również rozproszonych po całym świecie
- w jednym przypadku - kilkugodzinne wydarzenie, które musiało być przeprowadzone bez przerwy
Dla każdej z tych firm zorganizowanie, zaplanowanie i przeprowadzenie imprezy online na taką skalę było sporym wyzwaniem. Albo nigdy nie próbowały webinarów, albo ich potrzeby były wyjątkowe i trudne do zrealizowania (jeśli chciały realizować je na własną rękę).
Potrzebowali prawdziwego zespołu wsparcia technicznego i dedykowanego account managera - kogoś, kto będzie zajmował się sprawami technicznymi. Kogoś, kto będzie udzielał pomocy, szkolił pracowników i uczył ich prezenterów, jak obsługiwać platformę. Kogoś, kto doradzałby im we wszystkich kwestiach związanych z webinarem.
Klienci zapytali nas, czy mogą na nas liczyć i uzyskać pomoc. Dla ClickMeeting, to było jak znak Batmana na niebie. Choć wymagało to nowego sposobu współpracy pomiędzy zespołem a klientem, my stanęliśmy w jego obronie!
Wzięliśmy ją na swoje barki, zapewniliśmy naszym klientom pełne wsparcie i podjęliśmy się następujących zadań:
- planowanie i organizacja całego wydarzenia w imieniu klienta
- prowadzenie szkoleń dla kilkudziesięciu prezenterów
- upewniając się, że wszystko idzie zgodnie z planem
- wsparcie naszych pracowników na odległość i na miejscu podczas imprezy
#1. Demo produktu software'owego dla 1500 uczestników
Nasz klient, działający na rynku północnoamerykańskim, chciał zrobić internetowe demo webinarium produktowe, aby zaprezentować nowe rozwiązanie w chmurze swoim klientom z Kanady i USA. Menedżerowie sprzedaży firmy zakładali, że w pokazie weźmie udział ponad tysiąc osób.
Był jednak jeden problem:
Nigdy wcześniej nie prowadzili webinaru, a ten miał być imponujący. Dla nas było tylko jedno możliwe rozwiązanie w takim przypadku - zaplanowalibyśmy i zorganizowali dla nich webinar!
W początkowej fazie przygotowań, klient musiał tylko założyć konto i dostarczyć nam materiały. Na ich podstawie opracowaliśmy scenariusz i agendę wydarzenia, przygotowaliśmy prezentację i ankietę końcową.
Następnie zadbaliśmy o branding webinaru zgodny z identyfikacją wizualną klienta. Zaprojektowaliśmy layout strony rejestracyjnej, poczekalni, sali webinarnej oraz strony z podziękowaniami.
#2. Spektakularna transkontynentalna konferencja edukacyjna
9-godzinna konferencja dla 2 tysięcy uczestników, 29 prelegentów, zlokalizowanych na trzech kontynentach i jeden moderator - czy takie wydarzenie może być zorganizowane w całości online? Nasz klient podjął to wyzwanie i sprawił, że zakończyło się ono sukcesem.
W konferencji, poświęconej nowym technikom nauczania języka angielskiego, wzięli udział znani na całym świecie eksperci ELT.
Największym wyzwaniem, w tym przypadku, był fakt, że wykłady miały być prowadzone w 3 oddzielnych blokach jednocześnie, tak jak na tradycyjnej konferencji. W zależności od biletu uczestnik mógł przełączać się między blokami lub być przypisany tylko do jednego z nich.
W ramach konta klienta stworzyliśmy subkonta, dzięki którym każdy prezenter może samodzielnie "wyjść na scenę" i wygłosić swoje wystąpienie. Upewniliśmy się również, że dostępne są sesje równoległe - funkcja pozwalająca na prowadzenie kilku webinarów jednocześnie.
#3. Wewnętrzny ratusz / spotkanie AMA
Duże wydarzenie webinarne nie musi być przeznaczone wyłącznie dla zewnętrznej publiczności. Firma może skorzystać z platformy webinarnej, aby zorganizować wewnętrzne spotkanie online dla swojego zespołu. Jest to świetny pomysł, gdy organizacja ma rozległą sieć na terenie całego kraju, a zebranie wszystkich pracowników w jednej sali konferencyjnej może być kosztowne i czasochłonne.
Nasz klient, duża firma detaliczna, sprzedająca produkty na rynkach międzynarodowych, czuwał nad tym, aby zebrać pracowników z 22 oddziałów rozproszonych po całym kraju. Dyrektor Generalny chciał spotkać się z całym zespołem, aby podzielić się z nim nowinkami, ujawnić plany przyszłego rozwoju i przedstawić nowe pomysły na proces oceny pracowników.
